Il concetto di trasformazione digitale comprende non solo l'implementazione di tecnologie all'avanguardia all'interno delle organizzazioni, ma anche la ridefinizione dei processi aziendali al fine di automatizzare e snellire. Per tal motivo, è fondamentale acquisire una nuova mentalità, un nuovo mindset che consenta di vedere la tecnologia come uno strumento abilitante e strategico per il raggiungimento degli obiettivi principali della tua azienda.

In questo articolo vedremo:

• Digitalizzazione dei processi aziendali;
• L’automazione dei processi documentali;
• Tecnologie coinvolte;
• I principali benefici;
• Document hyperautomation: myBiros & Automyo.

Digitalizzazione dei processi aziendali

Qual è la definizione di digitalizzazione? In estrema sintesi, possiamo dire che la digitalizzazione consiste nell’ottimizzare e migliorare attività, flussi dati e procedure all’interno di un’azienda sfruttando l’automazione e tecnologie avanzate.

Uno degli obiettivi primari è rendere efficienti e snelle le operazioni per minimizzare i passaggi manuali e, quindi, errori, ridondanze e attività ripetitive, assicurando la totale trasparenza e il pieno controllo esecutivo su ogni attività, raccogliendo inoltre dati utili all’efficientamento operativo.

Un altro aspetto interessante è che la digitalizzazione dei processi aziendali rende pervasiva la comunicazione, la collaborazione e, più in generale, le interazioni sia interne che esterne alle organizzazioni. Tuttavia, i processi di digitalizzazione per essere efficaci vanno pianificati con attenzione e cura valutando in primo luogo i processi o reparti che maggiormente possono beneficiarne. Inoltre, tutto ciò deve essere in linea con le priorità e gli obiettivi aziendali di crescita e miglioramento. Dopo aver identificato i possibili punti di miglioramento, si passa all’identificazione degli strumenti e tecnologie necessarie e abilitanti per la digitalizzazione aziendale. Proprio per questo motivo è fondamentale avere piena conoscenza dei sistemi informatici già in uso in azienda, valutando il modo con cui renderli più efficienti tramite altri strumenti digitali.

La digitalizzazione dei processi è efficace se è possibile procedere all’integrazione digitale dei processi, rendendo i vari reparti che compongono l’organizzazione allineati alle logiche di lavoro digitali. In questo modo l’azienda potrà rapidamente cavalcare la tendenza di mercato accrescendo produttività, riducendo i costi interni e aumentando la consapevolezza delle scelte basate sui dati e di conseguenza la proprio competitività sul mercato stesso.

Automazione dei processi documentali

Il tema della digitalizzazione dei processi è strettamente correlato a quello della digitalizzazione e del processamento automatico dei documenti.

È fondamentale avere una gestione moderna dei documenti ed essere capaci di ottimizzare l’enorme sforzo richiesto per archiviare, classificare e processare i documenti relativi ai vari processi aziendali. Solo per citare alcuni esempi, si parte dalla gestione delle fatture e delle note spese, ai processi HR fino a tutta la documentazione che circola nei back-office.

I documenti aziendali sono parte fondamentale dei processi su cui il business si basa. Pertanto, chiunque faccia parte dell’organizzazione deve poter usufruire in qualsiasi momento e in modo semplice dei documenti e delle informazioni che contengono. Inoltre, l’utilizzo di soluzioni di Intelligent Document Processing (IDP) consente non solo di rendere facilmente fruibili i dati ma anche di unificare le numerose sorgenti da cui si ricevono i documenti, rendendo i dati disponibili nei sistemi informatici aziendali rendendo possibile l’automazione delle azioni che vengono compiute sulla base delle informazioni raccolte. Una gestione centralizzata e unificata dei documenti consente inoltre di avere un grado di sicurezza e controllo molto più elevato e puntuale.

Principali tecnologie coinvolte

• Riconoscimento ottico dei caratteri (OCR): l'OCR è una tecnologia che consente ai computer di riconoscere ed estrarre testo da documenti o immagini scansionate. Questo è tipicamente utilizzato come primo step nella digitalizzazione dei documenti cartacei. Questa fase abilita ulteriori elaborazioni automatiche basate sul testo letto automaticamente
• Tecniche di Computer Vision: campo di studi interdisciplinare che consente di elaborare automaticamente immagini al fine di effettuare diversi task. Attraverso l’uso di reti neurali è possibile identificare automaticamente la struttura del documento come il titolo, i paragrafi, le firme, le tabelle e molto altro ancora. Spesso utile anche per classificare i documenti analizzando l’immagine e per l’estrazione di informazioni.
• Elaborazione del linguaggio naturale (NLP): è un campo dell'intelligenza artificiale che si concentra sulla capacità dei computer di comprendere, interpretare e generare testo. Viene spesso utilizzato nell'elaborazione intelligente dei documenti per estrarre informazioni da testo non strutturato, come l'identificazione di entità.
• RPA: è un tipo di soluzioni progettate per automatizzare attività ripetitive basate che vengono normalmente eseguite da operatori umani. Questo è spesso utile nell'elaborazione intelligente dei documenti per automatizzare le integrazioni a monte e a valle dell elaborazione del documento e per compiere azioni in base ai dati ottenuti.
• Data storage e management systems: si tratta di sistemi utilizzati per archiviare e gestire i dati generati dall'elaborazione intelligente dei documenti e dai sistemi RPA. Ciò può includere database, data warehouse e altri sistemi.
• Strumenti di User interface: si tratta di strumenti utilizzati per fornire un'interfaccia di facile utilizzo per l'interazione con l'elaborazione intelligente dei documenti e i sistemi RPA. Ciò può includere tecnologie per realizzare interfacce Web, app mobile o altri tipi di interfacce.

I principali benefici

Le soluzioni di Intelligent Document Processing consentono alle aziende di ottenere diversi vantaggi:

• Risparmio diretto sui tempi e costi: Sfruttando architetture scalabili e performanti si riducono tempi e costi, abbattendo drasticamente l’effort per elaborare grandi volumi di dati
• Riduzione attività manuali ripetitive: Grazie all’ Intelligenza Artificiale si riduce al minimo la necessità di un intervento manuale per elaborare i documenti
• Qualità dei dati superiore: Grazie all apprendimento continuo e alla validazione migliora la qualità dei dati, abbattendo drasticamente gli errori.
• Inizia ad elaborare velocemente i dati: Le soluzioni IDP sono facilmente integrabili tramite meccanismi di RPA, spesso 5-10 volte più veloci e semplici da integrare rispetto ad altri approcci
• Elabora qualsiasi documento: Grazie all’ Intelligenza Artificiale è possibile gestire documenti di ogni tipo: strutturati, semi-strutturati e non strutturati.
• Automazione completa: Grazie alla semplicità con cui l’ IDP si integra con altre aree dell'azienda si realizza facilmente una soluzione RPA completamente integrata senza la necessità di costosi aggiornamenti
• Produttività migliorata: L’IDP aiuta le organizzazioni ad aumentare la produttività e ridurre il tempo dedicato alle attività ripetitive, migliorando la qualità dell’ambiente di lavoro.
• Facile da usare per le aziende: Grazie ai casi d'uso per-build tra cui scegliere e alla sinergia con soluzioni di RPA, l’avvio e l’integrazione di casi d’uso più comuni è semplice e veloce.

Document hyperautomation: myBiros & Automyo

myBiros è una soluzione di Intelligent Document Processing che consente l’elaborazione automatica di documenti. Funzionalità core sono:

• l’estrazione di informazioni;
• la classificazione automatica di documenti;
• Estrazione di artefatti dal documento come firme, immagini ecc..

Sfruttando tecniche avanzate di deep learning che analizzano features multimodali è possibile elaborare tutte le tipologie documentali con un’unica soluzione. Il sistema utilizza modelli pre-addestrati, tecniche di data-augmentation. Per tal motivo può essere addestrato con un volume ridotto di dati consentendo di automatizzare anche processi che coinvolgono un volume ridotto di documenti.

Tale soluzione prevede un meccanismo di scoring: il sistema consente di ridurre i falsi positivi abilitando la possibilità di revisionare i dati a bassa confidenza minimizzando gli errori. L’interazione con un utente umano consente di correggere gli errori del sistema continuando ad addestrarlo. In questo modo, gli errori commessi in passato non si ripetono (Human in the loop e continuous learning).

È molto semplice integrare myBiros in qualunque applicativo attraverso l’utilizzo delle API e la facile interazione con sistemi di RPA. Qui entra in gioco Automyo con la sua soluzione innovativa di RPA.

Automyo, è pensato per migliorare l’esperienza lavorativa sia delle aziende (B2B) che dei clienti dei propri clienti (B2B2B), creando processi più efficienti con un costo minore. Tale piattaforma permette di creare flussi di lavoro automatici senza scrittura di codice, mettendo la tecnologia al servizio delle persone e della crescita dell’organizzazione aziendale.

myBiros e Automyo possono dunque lavorare insieme, per velocizzare i processi aziendali e semplificare ancora di più la transizione digitale.

Da una parte myBiros permette una precisione estrema nel processo di estrazione dei dati e nella digitalizzazione del cartaceo, anche su documenti di bassa qualità. Dall’altra Automyo permette di schedulare i flussi automatizzati, rendendo più semplice da utilizzare e più efficace l’elaborazione automatica di documenti di myBiros.

Un unico processo che crea un ecosistema interconnesso, per supportare le aziende e fornire loro gli strumenti giusti per la crescita digitale.

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