Qualsiasi reparto aziendale prevede la gestione di documenti, i quali sono essenziali per l’azienda stessa. I documenti sono utilizzati per registrare informazioni utili, comunicare con clienti e fornitori e archiviare dati importanti.

Se la gestione dei documenti è svolta manualmente comporta una serie di rischi per le aziende: questa richiede l’intervento umano per gestire tutti i task relativi ai documenti aziendali. Ciò comporta la ricezione dei documenti, la loro classificazione, l’estrazione delle informazioni chiave e l’archiviazione. Tutte queste attività se svolte manualmente compromettono l’efficienza, l’accuratezza e la sicurezza delle informazioni preziose contenute nei documenti.

Vediamo quali sono i rischi associati all'elaborazione manuale dei documenti a cui l’azienda va in contro.

Errori e dati imprecisi

Uno dei principali rischi associati all'elaborazione manuale dei documenti è l'errore umano. L’errore umano provoca dati sbagliati o imprecisi. Quando i documenti vengono gestiti manualmente, Indipendentemente dalle competenze dei dipendenti, c'è sempre la possibilità che si verifichino errori di digitazione.

Gli errori provocati possono creare conseguenze significative per l’azienda, sia da un punto di vista tecnico che da un punto di vista finanziario. Ad esempio, se nel gestionale sono riportati dati imprecisi, i pagamenti verso i fornitori possono avvenire in ritardo o per cifra erronee.

Non ultimo tra i problemi legati agli errori umani, vi è la sfida di individuare gli errori stessi: questi sono di difficile identificazione e sono causa di ulteriore dispendio di tempo.

Tempo e risorse umane

L'elaborazione manuale dei documenti richiede tempo e risorse umane considerevoli. I dipendenti dedicati a questa attività spendono molto tempo ed energie, motivo per cui c’è un notevole calo di efficienza e produttività in azienda.

In più, come anticipato nel paragrafo precedente, Identificare gli errori nei documenti e correggerli richiede ulteriore spreco di tempo rendendo i processi inefficienti.

Quanto descritto provoca un rallentamento delle operazioni e processi aziendali, oltre che ad un aumento dei costi.

Rischi per la sicurezza

L'elaborazione manuale dei documenti può esporre l'azienda a rischi di sicurezza.

Nel processo manuale, i documenti sensibili possono essere accessibili a persone non autorizzate o possono essere persi o smarriti durante il processo di elaborazione manuale. Ciò può compromettere la riservatezza delle informazioni aziendali e dei dati sensibili, mettendo a rischio la reputazione dell’azienda.

Difficoltà nel recupero di documenti

Con l'elaborazione manuale dei documenti, la ricerca e il recupero delle informazioni necessarie possono diventare complessi e dispendiosi in termini di tempo. Senza un sistema di archiviazione e indicizzazione efficiente, trovare documenti specifici o informazioni rilevanti può richiedere molto tempo e risorse, causando ritardi e inefficienze. Questo rischio concorre alla perdita di efficienza e produttività dell’azienda.

Automazione: Intelligent Document Processing

Come l’automazione può contribuire a ridurre i rischi associati all’elaborazione manuale dei documenti? Tramite l’Intelligent Document Processing è possibile automatizzare i task ripetitivi legati all’elaborazione documentale ed ovviare a tutti i rischi che il processo manuale può provocare in azienda.

Tale soluzione può quindi rispondere perfettamente ai rischi citati precedentemente. Infatti, mediante l'adozione di una tecnologia come quella di Intelligent Document processing, la tua azienda riuscirà a:

1. Ridurre gli errori umani: i sistemi automatizzati eseguono compiti ripetitivi con molto precisione, abbattendo notevolmente gli errori umani e garantendo l’accuratezza dei dati ottenuti.
2. Migliorare l'efficienza operativa: l’automazione riduce il tempo e le risorse necessarie per la gestione dei documenti. Tutti i processi sono svolti in moto efficiente e veloce, consentendo di abbattere i tempi durante lo svolgimento dei task ed aumentare la produttività aziendale. Oltre a ciò, bisogna sottolineare come l’automazione sia in grado di semplificare i processi ed eliminare tutti i task superflui, ottimizzando i flussi di lavoro.
3. Ridurre i rischi per la sicurezza: L'automazione contribuisce a migliorare la sicurezza dei documenti riducendo il rischio di accessi non autorizzati o perdita di dati sensibili. Le soluzioni automatizzate consentono di impostare numerosi controlli di accesso: solo le persone autorizzate possano accedere ai documenti sensibili. Inoltre, l'automazione può includere funzionalità di crittografia e sicurezza avanzata per proteggere i dati durante la gestione dei documenti e la loro archiviazione.
4. Semplificare la conformità normativa: L’Intelligent documento processing favorisce la conformità normativa poichè snellisce la gestione dei documenti e la tracciabilità delle modifiche apportate. Tali sistemi possono includere funzioni di tracciabilità che consentono di monitorare le attività di elaborazione dei documenti, tenere traccia delle modifiche apportate e generare report per dimostrare la conformità alle normative e alle leggi sulla privacy dei dati.

Come visto finora, l'automazione offre svariati vantaggi nella gestione dei documenti. Infatti, quest’ultima concorre a ridurre i rischi associati all'elaborazione manuale e a migliorare l'efficienza e la sicurezza delle operazioni aziendali. L'adozione di soluzioni automatizzate per la gestione documentale (Intelligent Document Processing) consente alle aziende di ottimizzare i processi in essere, ridurre gli errori e garantire una maggiore efficienza e produttività.

Vuoi scoprire come ovviare ai rischi associati all'elaborazione manuale dei documenti tramite Intelligenza Artificiale? Contattaci, non vediamo l'ora di aiutarti!

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