Molte aziende gestiscono le spese ancora manualmente e, quando ciò accade, la produttività dei dipendenti ne risente notevolmente. Oggi, il processo di gestione delle spese può essere automatizzato, semplificando le operazioni, riducendo tempi, costi e attività ripetitive che portano le risorse a frustrazione. Di tutto ciò può beneficiare qualsiasi azienda, di qualunque dimensione e tipologia. In questo articolo, scopriremo il perchè automatizzare la gestione delle spese e vedremo chi ne trae vantaggio all'interno dell'azienda.

Perché automatizzare la gestione delle spese?

Oggigiorno le aziende hanno automatizzato diversi processi facendo ricorso a tecnologie che permettono di efficientare e ottimizzare le operations. Ci sono però diversi motivi per cui le aziende trascurano la gestione delle spese e la possibilità di rendere automatico ed ottimale tale processo:

• la credenza di non essere abbastanza grandi per automatizzare il processo di gestione delle spese;
• il sentirsi più sicuri ad utilizzare fogli di calcolo e note spese cartacee.

La gestione delle spese manuale porta a termine il lavoro che tale processo intende realizzare ma con grosse difficoltà:

• dispendio in termini di tempo e costi;
• introduzione di errori;
• attività macchinose, ripetitive e lente.

Gestione automatizzata delle spese: chi ne trae vantaggio?

La gestione manuale delle spese è frustrante per chiunque in azienda. Nello specifico, chi può trarre vantaggio dall'automazione delle spese?

Dipendenti

I primi a trarre vantaggio da questa soluzione sono i dipendenti, i quali vogliono ridurre al minimo la frustrazione durante le proprie attività lavorative e, per farlo, chiedono l’adozione di strumenti tecnologici utili.

Dotando i dipendenti di strumenti che eliminano la noia e la conseguente frustrazione di redigere la nota spese e gli errori che ne derivano, questi ultimi sanno più produttivi e felici, tanto da concentrarsi pro-attivamente sui lavori per cui sono stati assunti evitando di perder tempo prezioso.

Team finanziario

A trarre vantaggio dall’automazione del processo di nota spese c’è sicuramente il team finanziario. Quando questo processo avviene manualmente, ci sono tanti dati preziosi che vengono trascurati o esistono come costi nascosti. Parliamo di:

• quanto viene speso in azienda;
• chi spende;
• dove e in cosa si spende.

Automatizzando il processo, è più semplice tener traccia di tutto: errori e frodi sono eliminati del tutto, le fatture e i rimborsi sono pagati per tempo. Non di minor importanza è che così facendo, le decisioni aziendali si basano sui dati precisi e accurati e si ha una visione completa del flusso di cassa complessivo.

Dirigenti d'azienda

Anche i dirigenti traggono vantaggio dall’automazione dei processi, in quanto vogliono:

• massimizzare i profitti mantenendo bassi i costi;
• ridurre gli sprechi di tempo;
• migliorare la produttività dei propri dipendenti rendendoli felici e soddisfatti.

Conclusione

Adesso che abbiamo visto i motivi per cui automatizzare la gestione delle spese e tutti i vantaggi che l’azienda e i suoi componenti possono trarre da un processo di nota spese snello e preciso, ti invitiamo a provare il nostro servizio di intelligenza artificiale in grado di elaborare qualsiasi ricevuta d’acquisto.

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