Cos’è esattamente l’automazione dei processi aziendali?

Per automazione dei processi aziendali si intende l'utilizzo di tecnologie avanzate per automatizzare le attività ripetitive associate ai processi e al workflow. Il tutto migliorando l'efficienza, riducendo i costi e aumentando la soddisfazione del personale e dei clienti.

L’automazione dei processi sembra essere un nuovo approccio aziendale, ma così non è. Già con la rivoluzione industriale del XIX secolo, la fabbrica ha visto l’integrazione di processi automatici per migliorare la produttività. Solo però negli anni 2000, con la potenza dell’IT, l’automazione dei processi ha iniziato a prender piede, diventando parte integrante delle aziende moderne grazie a strumenti sempre più accessibili.

L’automazione dei processi è per qualsiasi organizzazione una tra le migliori strategie al fine di risparmiare tempi e costi. Ciò che ha bisogno di un’intervento umano è delegato al software così che le risorse possano essere libere da incombenze operative dedicandosi ad azioni con valore aggiunto maggiore. Il risultato interessante è che l’intera forza lavoro risulterà più produttiva ed efficiente.

All’interno dei processi che interessano un’azienda, ci sono una serie di task ripetitivi che riguardano l’ambito documentale: data entry, presa in carico e gestione di documenti. In questo articolo sono elencati i vantaggi principali dell’automazione dei processi documentali. Vediamoli insieme.

I vantaggi

• Risparmio di tempo e denaro
• Riduzione degli errori e qualità migliore dei dati
• Dipendenti più produttivi e felici
• Processi più snelli, veloci ed efficienti
• Conformità e sicurezza dei dati migliorate

Risparmio di tempo e denaro

Obiettivo chiave per qualsiasi azienda è quello di riuscire a ridurre i costi. Le soluzioni di elaborazione intelligente dei documenti possono aiutare le compagnie a risparmiare, in termini di tempi e costi, grazie all’automazione di interi flussi di lavoro.

Utilizzare una tecnologia che riduce i tempi e i costi operativi è un approccio efficace per realizzare redditività. Pertanto, attraverso l’Intelligent Document Processing (IDP) le aziende riescono a ridurre la durata necessaria per elaborare i documenti ed anche il relativo costo del lavoro. Adottando una soluzione di elaborazione intelligente di documenti, le risorse aziendali completano numerosi task velocemente e in breve tempo.

Riduzione degli errori e qualità migliore dei dati

L’elaborazione manuale di documenti provoca dati errati: si tratta dell’errore più comune durante l’immissione di dati a sistema a partire da documenti. Ciò accade soprattutto quando si tenta di inserire velocemente grandi volumi di dati. Un errore di tipo non intenzionale comporta informazioni errate e disorganizzate, provocando una serie di conseguenze dannose per un’azienda.

L’utilizzo di soluzioni di elaborazione intelligente dei documenti eliminano la necessità del lavoro manuale e dell'immissione dei dati, riuscendo anche a gestire eventuali errori. Tutto ciò può ridurre notevolmente il rischio di errore umano, ottenendo dati più accurati e di qualità.

Dipendenti più produttivi e felici

Elaborare a mano i documenti comporta lavoro ripetitivo ed alienante da parte delle risorse aziendali. Ciò provoca un rallentamento nei flussi di lavoro oltre che una vita lavorativa poco appagante per il lavoratore.

L’automazione dei processi documentali manuali può aiutare le organizzazioni ad aumentare la produttività e ridurre il tempo dedicato alle attività ripetitive. La rimozione di compiti noiosi a favore di compiti più significativi incoraggia la creatività e promuove un ambiente di lavoro più felice e sereno, in cui i dipendenti possono concentrarsi su progetti più importanti. Inoltre i clienti saranno più soddisfatti del prodotto e servizio finale in quanto otterranno dati più precisi e coerenti.

Processi più snelli, veloci ed efficienti

Ogni azienda vorrebbe operare nel modo più snello ed efficiente possibile, migliorando le prestazioni in termini di tempi e risultato.
La gestione di grandi moli di documenti provoca sovraccarico di lavoro per le risorse in azienda, tanto da rallentare i processi rendendoli poco efficienti.

Tra i vantaggi dell'automazione dei processi documentali manuali, c'è l'accelerazione dei processi aziendali e rende le prestazioni ottimali in termini di tempo, costo e risultato. Soluzioni come queste, rendono i processi più efficienti e creano un flusso di lavoro senza interruzione.

Conformità e sicurezza dei dati migliorate

Come abbiamo detto poc'anzi, le soluzioni di IDP sono in grado di automatizzare le attività e ridurre i rischi derivanti da errore umano. Ciò significa che tali tecnologie possono anche aiutare le aziende ad essere più conformi.
La conformità è un punto molto importante per ciascuna azienda al giorno d’oggi, in quanto si è sempre più preoccupati per la sicurezza dei propri dati e della loro modalità di utilizzo.

L’elaborazione intelligente di documenti migliora la sicurezza dei dati elaborati, riducendo le possibilità di errore umano e consentendo una migliore tracciabilità e gestione dei documenti.

Conclusione

Come visto finora, i vantaggi dell'automazione dei processi documentali sono tanti e riguardano più sfaccettature all'interno dell'azienda. Dal punto di vista di affidabilità, produttività, prestazioni e riduzione di tempi e costi, l’adozione di una tecnologia di elaborazione intelligente di documenti è la scelta migliore che un’azienda possa fare.

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